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Formularios móviles para empresas: ¿Cómo usarlos?

La tecnología ha transformado la forma en que las empresas operan. En muchas industrias, los empleados no trabajan en la oficina y pasan la mayor parte del tiempo en terreno donde necesitan recopilar y enviar datos en tiempo real para garantizar que los flujos de trabajo de la compañía sigan avanzando eficientemente. Antiguamente se usaban formularios de papel para eso, pero los tiempos han cambiado y con el desarrollo de la tecnología digital, los formularios móviles se han convertido en la forma más eficiente de recopilar y compartir información de manera fácil y rápida. Hacer el cambio de formularios de papel a formularios digitales acelerará los procesos y reducirá notablemente los errores.

Estas son algunas de las maneras en que los formularios móviles pueden ser utilizados por tu empresa.

Recopilación de datos desde lugares de trabajo remotos

Muchas industrias tienen que desarrollar su proyecto en una ubicación remota o rural sin una conexión a Internet confiable. En estas circunstancias, una aplicación de formulario móvil ofrece una solución para recopilar toda la información solicitada y hacer el trabajo de manera rápida y eficiente. Debido a su funcionalidad fuera de línea, los formularios móviles pueden recopilar datos en tiempo real, independientemente de la ubicación del sitio de trabajo.

  • Informes diarios de trabajo

Los informes diarios son esenciales para las empresas porque contienen detalles sobre lo que los trabajadores y supervisores realizaron durante el día incluyendo sus logros y desafíos. Analizar los informes diarios de trabajo puede ayudar a los gerentes a comprender el progreso de todos y cada uno y cómo ayudar a su equipo a cumplir con los plazos establecidos. Algunos empleados envían un correo electrónico al final del día informando sobre su trabajo, mientras que otros llaman a su supervisor para proporcionar actualizaciones. Con los formularios móviles, los empleados no tienen que preocuparse de tener una computadora o conexión a Internet porque todo se envía a la persona correcta a través de una aplicación móvil directamente al dispositivo móvil del empleado correspondiente.

  • Entregas y gestión de flotas

Los formularios móviles pueden mejorar la eficiencia de tus servicios de entrega y logística. Por cada envío realizado, los conductores deben llenar ciertos formularios. Mediante el uso de formularios móviles, pueden completar el papeleo requerido, incluir fotos, GPS, fecha y hora y toda la información requerida. En esta industria es fundamental mantener a la compañía informada sobre el estado de la distribución, los tiempos y los viajes realizados. Tener acceso a estos datos antes permite a los despachadores mantener a los clientes mejor informados sobre el progreso de cada etapa de transporte y entrega.

  • Informes de mantenimiento

Cada vez que se realiza un trabajo de mantenimiento, se debe completar un resumen del trabajo para explicar todos los detalles. Los informes de mantenimiento precisos pueden ayudarte a preparar material para futuras tareas y comprender mejor los problemas inminentes. Los datos históricos de mantenimiento deben ser accesibles y la digitalización permite que estén disponibles en todo momento, dejando atrás búsquedas tediosas en archivos de papel. Todos esos informes de mantenimiento te ayudarán a mantener los datos de mantenimiento históricos organizados en caso de que sean necesarios en el futuro. Los formularios móviles pueden simplificar el proceso de recopilación de datos y pueden utilizarse para crear informes de mantenimiento.

  • Formularios de envío

Los formularios despachados pueden contener datos previamente rellenados, como direcciones, códigos de producto o cualquier otro dato que desees incluir. Usando formularios móviles, puedes enviar formularios a tu equipo en terreno para notificarles sobre un nuevo trabajo o para proporcionarles datos nuevos en tiempo real. Usando esta herramienta, puedes enviar despachos directamente a los técnicos y trabajadores en cuestión, directamente a sus dispositivos móviles.

  • Gestión de la cadena de suministro

El objetivo principal de cualquier sistema de gestión eficaz de la cadena de suministro es la reducción de inventarios (asumiendo que los productos estén disponibles cuando sean necesarios). Llevar un registro de qué suministros y productos se están utilizando y cuándo los artículos salen de sus instalaciones en tiempo real es más fácil usando formularios móviles, ya que permitir hacer coincidir la información de pedido y entrega, o incluso utilizarlos rápidamente guardando los registros para su posterior análisis.

  • Facturación

Los formularios móviles pueden acelerar significativamente tus procesos de facturación, lo que significa que puedes enviar una factura a un cliente automáticamente después de completar un trabajo.

El acceso a datos en tiempo real desde formularios móviles permite a los gerentes realizar un seguimiento de los materiales que se están utilizando o comprando para las diferentes tareas para poder facturar a los clientes durante la realización del trabajo, en vez de esperar hasta la finalización de éste.

Muchas organizaciones ya han hecho el cambio de formularios en papel a formularios móviles para recopilar y compartir información de manera más precisa y eficiente. Para estas empresas los formularios digitales han sido una herramienta importante que les ha permitido ahorrar tiempo y dinero y optimizar sus operaciones. Si deseas saber más sobre cómo los formularios móviles pueden ayudar a su empresa, contáctanos. Con nuestro Form Builder puedes crear fácilmente formularios poderosos.

 

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