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¿Sabe usted cuáles son los costos de usar documentos en papel?

Quizá piense que contar con registros en papel de todas las acciones que realiza su empresa sea una buena idea. Piénselo nuevamente.

La realidad, como señala un artículo de El Cronista, es que cada vez en mayor medida, el fenómeno de despapelización se presenta como una herramienta de gestión en red para empresas, organismos públicos y privados. Principalmente a través de soluciones para dispositivos electrónicos, la eliminación del papel por las empresas obedece a aliviar las fatídicas tareas administrativas, y mejorando factores como la productividad y eficiencia.

Pero, ¿qué pasa con los costos de usar documentos en papel? Muchas veces estos costos son realmente altos para las empresas, y pasan desapercibidos detrás del concepto de “gastos administrativos”. En este sentido, la adopción de soluciones web o móviles para reemplazar o complementar los documentos físicos en su empresa no sólo lleva a una mayor productividad (y empleados de archivo más felices), sino que también impulsa una importante reducción en los costos de usar documentos en papel que resulta sumamente tentadora, especialmente para organizaciones agobiadas por gastos que no ven forma de recortar.

Organizaciones públicas de todo el mundo siguen el ejemplo de las empresas, y ya han empezado a decirle adiós al papel, una vez que calcularon los costos de usar documentos en papel. Es el caso, por ejemplo, de los trámites que genere la administración pública central de Mendoza, que hacia mediados de 2017 serán 100% digitales, según Diario Uno. La estrategia de digitalización se implementó luego de constatar los altos costos de usar documentos en papel: en promedio se gastan USD513.762 dólares –aproximadamente-  en imprimir el Boletín Oficial, que requiere de 280 toneladas de papel, y se gastan USD62.654 anual en la impresión de bonos de sueldos, para liquidar 180 salarios que consumían 10 toneladas de papel.

¿Y qué pasa con los costos de usar documentos en papel en el seno de las empresas?

De acuerdo a QuePublishing, el típico oficinista de Estados Unidos usa más de 10.000 hojas de papel por año, lo que equivale a 2 cajas de papel por empleado. Con un precio promedio de 40 dólares por cada caja de papel estándar, esto representa un costo de 80 dólares anuales por empleado. El costo del papel es sólo el 10-11% del costo del ciclo de vida por el que pasa el papel. Los principales costos de usar documentos en papel recaen en el copiado, la entrega del documento, su procesamiento, el almacenamiento y la recuperación de ese papel, con costos de copiado que representan un 33%, y costos de distribución del 56%.

Citando a PricewaterhouseCoopers, el portal indica que una organización promedio gasta alrededor de 20 dólares en horas de trabajo para archivar cada documento en papel, aproximadamente 120 dólares en horas de trabajo para buscar cada documento mal archivado, y 220 dólares en re-hacer un documento. Un estudio realizado por Deloitte & Touche a principios de los ‘90s descubrió que los gerentes de los Estados Unidos pasan un promedio de tres horas por semana buscando un papel que había sido mal archivado, mal rotulado, o que se había perdido.

El sitio web concluye que además de dinero, considerables cantidades de tiempo son malgastadas y empleadas ineficientemente en el manejo de documentos, especialmente cuando un alto porcentaje de estos datos son creados y generados electrónicamente.

El epílogo de las cifras descritas arriba en relación a los costos de usar documentos en papel es que estudios demostraron que más del 45% de los archivos consisten en información duplicada, e increíblemente ¡el 80% nunca vuelve a ser consultada!

Ahora que conoce los costos de usar documentos en papel, está en sus manos ahorrarle anualmente a su empresa una cantidad considerable de dinero mediante la digitalización de su información. ¡La solución está a un par de clicks!

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